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Si l’idée de participer à une énième réunion virtuelle vous donne un mal de tête instantané, vous n’êtes pas le seul. Et maintenant, il y a même un nom pour cela : la fatigue du MS Teams.

confident elegant lady in eyeglasses hosting webinar — Photo by Karolina Grabowska on Pexels.com

Lorsque la pandémie de COVID-19 a fait son apparition, tout le monde s’est empressé de programmer ces cafés virtuels, ces happy hours et ces check-in – n’importe quoi pour combler le vide de connexion sociale. Nous nous sommes demandés pourquoi nous n’avions pas profité de ces options virtuelles plus tôt – et pas seulement au travail, mais aussi dans notre vie personnelle, FaceTime remplaçant rapidement les rencontres en personne et la messagerie texte de groupe entre la famille et les amis. Au fil des jours de travail à domicile, il était amusant de voir l’intérieur des maisons de nos collègues, leurs enfants courant en arrière-plan, leurs chiens traînant à leurs côtés. D’une certaine manière, nous avions l’impression d’apprendre à les connaître encore mieux qu’avant.

Quelques mois plus tard, nous sommes toujours en train de travailler à domicile, mais nous sommes maintenant complètement épuisés par toutes ces réunions virtuelles. Qu’il s’agisse de l’impression de devoir être “allumé” en permanence et de ne pas pouvoir effectuer plusieurs tâches (ce que, soyons honnêtes, nous sommes tous coupables de faire), ou de devoir gérer des silences gênants et des échecs de mise en sourdine, la fatigue des réunions virtuelles est réelle. Mais avec les cas de COVID-19 toujours enregistrés et les nombreux employeurs qui encouragent le personnel à continuer à travailler à domicile, il semble que les réunions virtuelles ne soient pas près de disparaître.

Alors, que pouvez-vous faire pour aider les employés à combattre la fatigue et à rester engagés ? Voici quelques conseils.

Limitez les réunions virtuelles : Nous avons tous dépassé le stade où nous avons besoin d’une réunion virtuelle tous les jours pour nous sentir plus connectés. Avant d’en organiser une, demandez-vous si vous avez vraiment besoin d’une réunion ou si l’objectif de la réunion peut être atteint par e-mail ou par une forme de messagerie instantanée.
Définissez l’objectif et l’ordre du jour : Lorsqu’une réunion est nécessaire, assurez-vous qu’elle a un objectif clair et un ordre du jour précis, communiqués à l’avance. Vous serez ainsi sûr d’utiliser efficacement le temps des participants et vous aurez plus de chances de les garder engagés pendant la réunion.
Faites participer davantage de personnes à la réunion : Personne n’a envie de regarder une tête parlante pendant une heure. Veillez à impliquer d’autres personnes dans la réunion en posant des questions et en demandant à d’autres d’intervenir, le cas échéant, afin que les participants n’aient pas l’impression d’être un visage silencieux parmi d’autres sur l’écran.
Soyez bref et concis : Fixer un écran pendant des heures a toujours été épuisant, mais c’est encore plus épuisant maintenant que nous n’avons pas de réunions en personne ou de conversations pendant la journée pour faire une pause. Faites en sorte que les réunions virtuelles soient aussi brèves que possible. Et si vous avez besoin de plus de temps, demandez aux gens s’ils peuvent rester un peu plus longtemps ou prévoyez une réunion de suivi.
Envoyez une récapitulation : Lorsque vous n’êtes pas engagé (ou tout simplement épuisé), il est facile de faire la sourde oreille involontairement et de manquer quelque chose d’important. Cela nous arrive à tous. Assurez-vous que quelqu’un est responsable de l’envoi d’une récapitulation avec les actions à entreprendre après la réunion.
Encouragez les pauses écran : Comme mentionné ci-dessus, nous passons tous plus de temps que jamais à regarder nos écrans chaque jour. Encouragez vos employés à faire des pauses visuelles pendant la journée, par exemple en faisant une promenade, en déjeunant loin de l’ordinateur ou en prenant simplement cinq minutes pour regarder par la fenêtre. Cela les aidera à refaire le plein d’énergie pour le reste de la journée.

Comment faites-vous pour que vos employés restent engagés pendant cette période de travail à domicile ?

Are you tired of meetings?

f the thought of getting on yet another virtual meeting gives you an instant headache, you’re not alone. And now there’s even a name for it: MS Teams fatigue.

When the COVID-19 pandemic first began, everyone jumped to schedule those virtual coffee chats, happy hours and check-ins—anything to fill the social connection void. We wondered why we hadn’t taken advantage of these virtual options more before—and not only for work, but our personal lives too, with FaceTime quickly replacing in-person hang outs and group text messaging between family and friends. As the work from home days continued, it was fun to see the inside of our coworkers’ homes, their kids running by in the background, their dogs hanging out at their side. In a way, it felt like we were getting to know them even better than before.

Fast forward a few months, and here we are: still working from home, but now utterly exhausted by all the virtual meetings. From that feeling of having to be “on” the whole time and not being able to multi-task (which, let’s be honest, we’re all guilty of doing), to dealing with awkward silences and mute fails, the virtual meeting fatigue is real. But with COVID-19 cases still being recorded and many employers encouraging staff to continue working from home, it doesn’t seem like virtual meetings are going away anytime soon.

So what can you do to help employees fight the fatigue and stay engaged? Here are a few tips.

1. Limit virtual meetings: We’re all past the point of needing a virtual meeting every day to feel more connected. So before you schedule one, consider whether you really need a meeting at all, or if the purpose of the meeting can be achieved via email or some form of instant messenger instead.

2. Set the purpose and agenda: When a meeting is necessary, make sure it has a clear purpose and a set agenda that are communicated ahead of time. This will ensure that you’re efficient with people’s time, and give you a better chance of keeping them engaged during the meeting.

3. Involve more people in the meeting: No one wants to watch a talking head for an hour. Make sure you involve other people in the meeting by asking questions and getting others to weigh in as appropriate, so that the attendees don’t just feel like one of many silent faces on the screen.

4. Keep them short and sweet: Staring at a screen for hours has always been exhausting, but it’s even more exhausting now that we don’t have in-person meetings or conversations during the day to break it up. Keep virtual meetings as short as possible. And if you need more time, either ask people if they can stay on a little longer, or schedule a follow up meeting.

5. Send a recap: When you’re not engaged (or just plain burnt out), it’s easy to tune out unintentionally and miss something important. It happens to all of us. Make sure someone is responsible for sending a recap with action items after the meeting.

6. Encourage screen breaks: As mentioned above, we’re all spending more time than ever staring at our screens each day. Encourage your employees to take visual breaks during the day, such as going for a walk, enjoying lunch away from the computer, or simply taking five minutes to look out the window. It’ll help reenergize them for the rest of the day.

How are you keeping your employees engaged during this work from home period?